متن کامل خبر


 
ارائه گزارش عملکرد ستاد طرح تحول راهبردی دانشگاه در نشست کمیته راهبری

خلاصه خبر: در هفتاد و دومین جلسه کمیته راهبری طرح تحول راهبردی دانشگاه که چهارم اسفند ۹۹ به صورت مجازی با حضور رئیس و اعضای کمیته برگزار شد، ضمن ادامه بحث پایش ماندگاری طرح تحول، گزارش عملکرد ستاد طرح تحول راهبردی دانشگاه در سال ۹۹ ارائه شد.

در ابتدای این جلسه دکتر مینایی کسب جایزه ملی از سوی دانشگاه برای طرح تغییرات ساختاری را به مدیران و مجریان پروژه تبریک گفت و ابراز امیدواری کرد با استقرار ساختار جدید، تحولات سازمانی مطلوبی در دانشگاه رقم بخورد.
وی همچنین از مدیران واحدهای PMO خواست نسبت به تعریف بسته های موج دهم اقدام کنند و در خصوص بسته های ناتمام نیز تاکید کرد واحدها باید حداکثر تا پایان تیرماه ۱۴۰۰ بسته های یاد شده را تکمیل و تحویل نمایند.
در این نشست، توضیحاتی در مورد بحث پایش ماندگاری طرح تحول توسط دکتر نیک بخش ارائه و برخی نتایج بررسی های ماندگاری طرح در معاونت ها که کاستی هایی شامل: عدم اطلاع رسانی مستمر بسته های انجام شده به ذی نفعان، وجود سیستم های جزیره ای در دانشگاه و عدم وجود سازمان فرایند محور، عدم پیگیری مناسب مدیران و کارشناسان در قبال وظایف ایجاد شده ناشی از تعریف بسته، مشکل تامین بودجه بسته، عدم برنامه ریزی مناسب برای اجرای بلند مدت و پایش آن، قوانین بالادستی و ساختار سازمانی فعلی و عدم تلاش برای رفع تناقض های موجود و اخذ اختیارات مورد نیاز را نشان می دهد مطرح شد.
دکتر نیک بخش در این راستا به چند مورد کلیدی موفقیت در تثبیت تحولات شامل: تعیین واضح رفتارهای مورد نیاز از واحدهای مختلف دانشگاه پس از اتمام بسته های موفقیت، ایجاد یک نظام اطلاعاتی برای ارائه گزارش پیشرفت سالانه دستاوردهای پروژه های بهبود و تحولی (تحت عنوان گزارش بازنگری مدیریت)، ارتباط بسته های موفقیت با بودجه معاونت/حوزه، داشتن برنامه و نقشه جامع تعریف بسته های موفقیت به جای تعریف در لحظه و بر اساس سلیقه و نظر شخصی، اشاره کرد.
در ادامه اعضای کمیته راهبری، پایش ماندگاری طرح را آسیب شناسی خوب و ارزنده ای ارزیابی کردند که در خصوص عملکرد کیفی بسته ها انجام می شود و این فعالیت مفید باید در آینده نیز بطور جدی ادامه یابد. همچنین بر لزوم تدبیر مناسب برای تأمین بودجه، آموزش، اطلاع رسانی و توجیه برند دانشگاه در بکارگیری بسته های طرح تحول و انتقال مالکیت به دانشکده ها از جمله بسته های سیاستی مستخرج از پایش ماندگاری طرح در گام نخست (صرفاً روی چند بسته محدود) تاکید شد.
همچنین از آنجا که دانشگاه در نظر دارد به سمت بودجه ریزی عملیاتی قدم بردارد، در نتیجه برنامه و بسته تحولی تعریف شده مطابق استانداردهای لازم، بودجه لازم را هم برای نهاد متولی جذب خواهد نمود (گره خوردن برنامه و بودجه در ساختار جدید) بنابراین گزارش های پایش ماندگاری به تحقق این مهم کمک موثر خواهد کرد.
در هفتاد و دومین جلسه کمیته راهبری، درباره ساختار متولی پایش ماندگاری طرح تحول پیشنهاداتی ارائه شد. در پیشنهاد اول مرکز ارزیابی کیفیت و مدیریت برنامه ریزی‌راهبردی به عنوان متولی این فعالیت مطرح شد تا کار به صورت یک فرایند سازمانی در این مدیریت تعریف شود و در پیشنهاد دوم بر شکل گیری بخش عمده فعالیت به صورت نهادینه در واحدهای pmo ، فارغ از نهاد متولی تاکید شد. پس از بحث و تبادل نظر اعضای کمیته مقرر گردید معاونت برنامه ریزی و فناوری اطلاعات پس از جاری شدن روال مذکور در طرح تحول، نسبت به تعیین ساختار یا ساختارهای متولی اقدام کند. همچنین با توجه به اینکه پایش همزمان همه بسته های طرح تحول میسر نیست، پیشنهاد شد پایش ماندگاری طرح با اولویت های مدنظر خود واحدهای PMO روی بسته های انجام شده اجرا شود. همچنین به منظور تثبیت و ماندگاری بسته های موفقیت، باید یک برنامه جامع برای ماندگاری بسته های موفقیت تدوین شود و در کنار پایش ماندگاری اجرا شود.
در بخش دیگری از این جلسه، گزارش عملکرد ستاد طرح تحول راهبردی دانشگاه در سال ۹۹ توسط دکتر مینایی به نمایندگی از نهادهای ستادی طرح ارائه شد. برنامه ریزی تشکیل جلسات، کارگروه ها و پیگیری مصوبات مربوط، تهیه RFP بازنگری طرح تحول و تدوین برنامه ۵ ساله دوم، بررسی پروپوزال پیشنهادی پروژه بازنگری، برنامه ریزی و اجرای آیین اختتامیه موج های ۷ و ۸ ، پیگیری لازم برای تعیین تکلیف بسته های ناتمام قبلی،روزآمدسازی درگاه اینترنتی طرح، تهیه گزارش های مورد نیاز مراجع بالادستی از طرح تحول، بررسی و تصویب بسته¬های موفقیت طرح، رئوس گزارش مذکور بود.
در ادامه ی این نشست گزارش پیشرفت بسته های موج 9 معاونت پژوهشی از سوی دکتر جعفریان ارائه شد. وی پیشرفت بسته های موفقیت معاونت پژوهشی را حداکثر ۹۰ و حداقل ۴۰ درصد اعلام کرد و اظهار داشت: برای پیشگیری از مشکلات احتمالی در مورد ارائه مستندات پایانی بسته ها، در این موج به صورت فرایندی گزارش ها و مستندات لازم از مدیران بسته ها اخذ می گردد تا در پایان موج با مشکل مواجه نشویم.
ارائه گزارش اقدامات معاونت ها در مورد بسته های ناتمام موج های ۱ تا ۸ توسط مدیران واحدهای PMO از دیگر موارد مطرح شده در جلسه کمیته راهبری طرح تحول راهبردی بود. در این خصوص مقرر شد برای لغو بسته، حتماً مکاتبه ای با PMO مرکزی انجام شود تا این دفتر براساس اطلاعات موجود و دلایل توجیهی ارائه شده از سوی PMO ذیربط، بررسی لازم را انجام داده و تصمیم نهایی را ابلاغ نماید. همچنین در مواردی که برنامه اختتام و کاربرگ های مربوط به بسته ها، تکمیل نشده است، اقدام مطابق مکاتبات دبیرخانه در دستور کار قرار گیرد.


15 فروردین 1400 / تعداد نمایش : 634